Auditorías para los sistemas de gestión

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y LAS AUDITORÍAS INTERNAS

1. Las normas de sistemas de gestión

En la actualidad del mundo organizacional La gestión de la organización cubre varias disciplinas: calidad, finanzas, ventas, medio ambiente, seguridad y salud laboral, por lo tanto, muchas organizaciones dentro de su estrategia de negocios han adoptado o están adoptando diversas normas de sistemas de gestión, algunas de ellas con requisitos fijados en las normas ISO. Entre estas normas tenemos las conocidas familias ISO 9000 (para la gestión de la calidad), pionera en este campo; la familia de normas ISO 14000 (para la gestión ambiental); las normas OSHA 18000 (para la seguridad y salud laboral) y, más recientemente las normas ISO 22000 (inocuidad alimentaria), ISO 26000  (responsabilidad social), ISO 27000 (seguridad de la información).

A menudo, estos sistemas de gestión se implementan de forma independiente, sin embargo, las organizaciones han comenzado a cuestionar este enfoque, sobre todo  cuando se percibe que todos los sistemas de gestión tienen ciertos elementos comunes que se pueden atender de forma integrada. De ahí el creciente interés en un enfoque integrado de los sistemas de gestión y el control del riesgo organizacional, a través de la implementación de un sistema integrado de gestión.

2. El papel de las auditorías internas en la implementación de los sistemas de gestión

Las auditorías internas son una herramienta eficaz para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos de cualquiera de los sistemas de gestión de la organización, con respecto a criterios dados y proporcionan información valiosa para comprender y analizar el desempeño de la organización. Son esenciales para que la Alta Dirección se asegure que el sistema se está aplicando en todos los sentidos, y si no es así, conocer las razones de los incumplimientos, para que los responsables tomen las acciones correctivas necesarias.

Aunque a menudo las auditorías internas se orientan a encontrar deficiencias en la implementación del sistema auditado, considerándose muchas veces  como una tarea obligatoria que a nadie le gusta, es necesario reconocer que son fuente de oportunidades para mejorar  el sistema de gestión.

En este curso, nos centraremos en los requisitos de las primeras tres normas mencionadas (iso 9001, iso 14001 E iso 18001), en el entendido que las metodologías, prácticas y herramientas, así como las directrices de la norma ISO 19011 son aplicables al auditar cualquier sistema de gestión.

En el caso de los Sistemas Integrados de Gestión se debe reconocer además que, una auditoría combinada de los sub-sistemas que lo conforman, puede reportar muchos beneficios a la organización. Las áreas comunes solo necesitan una evaluación en vez de dos o tres, dependiendo de cuántos requisitos normalizados del sistema se han adoptado. Evidentemente, habrá que abordar los requisitos específicos, y luego podría ser necesario aplicar conocimientos especializados

3. Los requisitos de los sistemas de gestión

Según ISO 9000:2005, un requisito es una”Necesidad que debe ser satisfecha por el ente auditado. Consiste en normas, especificaciones, procedimientos o cualquier otra disposición establecida para el sistema de gestión de calidad, procesos, proyectos o producto donde participe el auditado”. La auditoría intenta determinar mediante evidencias recogidas de manera objetiva, el cumplimiento (llamado conformidad) o el incumplimiento (llamado no-conformidad) de los requisitos especificados en los criterios de la auditoría. El término no-conformidad “se aplica tanto a las desviaciones como a la ausencia de uno o varios elementos del Sistema de gestión de  Calidad” (ISO 9000:2005). Por extensión,  esta definición también es aplicable en los otros sistemas de gestión donde existen definiciones de “requisito” similares en las normas correspondientes. Cuando se trata de auditorías, los requisitos de los sistemas de gestión son los criterios de auditoría por excelencia. Dado que las normas ISO para los SG son las más reconocidas y aceptadas a nivel mundial, muchas auditorías se realizan según los requisitos de estos documentos para los diversos sistemas de gestión tales como los sistemas de gestión de calidad SGC, ambiental SGA y los sistemas de gestión de seguridad y salud laboral OSHA, a fin de IMPULSAR EL LOGRO DE RESULTADOS  beneficiosos para la  Organización.

4. Aplicación de las auditorías internas en los sistemas de gestión de la calidad

A manera de ilustración podemos señalar que cuando se implementa el sistema de gestión de la calidad en una organización, una de las actividades más importantes que debe llevarse a cabo es vigilar la manera como se ejecutan los procesos. Se ha determinado que existe una íntima relación entre la calidad de los productos y el sistema que aplica la Organización para gestionarla. En este sentido, el examen debería concentrarse en el estudio de los diversos aspectos del Sistema de Gestión  de la Calidad y cómo se está operando, a través de la auditoría interna del SGC.  Así, se revisa la manera como se pone en práctica la Gestión de la calidad  en cada una de las fases del proceso de realización del producto o servicio, desde su desarrollo inicial hasta su uso por parte del consumidor o usuario final. Incluso, en oportunidades, el campo de acción de las auditorías internas se extiende a las instalaciones de ciertos proveedores, (especialmente de aquellos que realizan procesos contratados externamente)  con el fin de  evaluar su capacidad para suministrar la calidad requerida de una manera continua y permanente.

La auditoría interna, en sus diferentes modalidades, permite determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad esta conforme a los requisitos que se establecen para dicho sistema y si su desempeño es eficaz.

La realización de Auditorías de manera sistemática, independiente y documentada promueve la implementación de  las acciones correctivas necesarias para resolver los principales problemas de calidad y puede proporcionar también oportunidades de mejora.

5. La norma ISO 19011: 2011: Directrices para auditar sistemas de gestión

La norma ISO 19011:2011  ha sido desarrollada para proporcionar orientación en el campo de las auditorías internas. Contiene los conceptos, las directrices, las prácticas y los instrumentos aplicables para las auditorías. A lo largo del curso revisaremos las directrices que proporciona esta norma internacional, cuya nueva versión fue aprobada en el mes de noviembre de 2011 y publicada en español en marzo de 2012. Durante este estudio, estaremos profundizando su aplicación para desarrollar la eficacia en los procesos de auditorías internas de sistemas de gestión.

Realiza la actividad descrita en Criterios para auditoría